อยากรู้ไหม? ประชุมคณะกรรมการโครงการ เขาประชุมอะไรกัน?

ลูกบ้านเคยสงสัยไหมว่าการประชุมคณะกรรมการโครงการเป็นอย่างไร? ในการประชุมแต่ละครั้ง คณะกรรมการโครงการคุยกันเรื่องอะไร? ทำไมการประชุมเหล่านี้ถึงสำคัญ? คำตอบทั้งหมดนั้นนิติ SMART รวบรวมอยู่ในบทความนี้แล้วครับ! เราจะพาลูกบ้านทุกคนไปรู้จักกับขั้นตอนการจัดประชุมคณะกรรมการตั้งแต่ขั้นตอนแรก ทั้งการกำหนดวันประชุมไปจนถึงการพิจารณามติสำคัญ พร้อมเปิดเผยวาระหลักที่ทำให้การประชุมเหล่านี้เป็นหัวใจสำคัญในการบริหารโครงการ เรามาอ่านรายละเอียดข้อมูลที่จะทำให้ลูกบ้านเข้าใจถึงความสำคัญของการประชุมคณะกรรมการต่อกันได้เลย!

การจัดประชุมคณะกรรมการ

การจัดประชุมคณะกรรมการเป็นงานที่สำคัญสำหรับทีมบริหารนิติบุคคล เพื่อให้การบริหารที่อยู่อาศัยเป็นไปอย่างราบรื่น ดูแลลูกบ้านได้อย่างสมบูรณ์แบบ ไม่เกิดปัญหาติดขัดภายในโครงการ และมีความโปร่งใส่ ตรวจสอบข้อเท็จจริงได้ตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งการประชุมคณะกรรมการต้องจัดขึ้นอย่างน้อย 1 ครั้งในทุกๆ 6 เดือน แต่โดยมากจะมีการประชุมกรรมการกันทุกเดือนเลยครับ โดยมีวิธีการเรียกประชุมหลัก 2 วิธี คือ 

1. ประธานกรรมการเป็นผู้เรียกประชุมคณะกรรมการ 
2. หากกรรมการตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปร้องขอ ให้ประธานเรียกประชุมภายใน 7 วันนับแต่ได้รับการร้องขอ โดยองค์ประชุมคณะกรรมการนั้น กำหนดให้ประกอบด้วยกรรมการไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของกรรมการทั้งหมด และการลงมติให้ถือเสียงข้างมาก

โดยปกติ นิติ SMART จะเป็นผู้เตรียมการจัดประชุมต่าง ๆ โดยมีขั้นตอนหลักการจัดประชุมคณะกรรมการ ดังนี้

• กำหนดวันประชุม
• เตรียมหนังสือเชิญประชุม
• จัดเตรียมเอกสารและเนื้อหาในการนำเสนอ
• จัดทำเอกสารรายงานเป็นรูปเล่ม
• เตรียมสถานที่
• จัดประชุมกรรมการ
• ประชาสัมพันธ์มติกรรมการ
• จัดการรายงานการประชุม
• จัดทำเอกสารติดตามงานตามมติที่ประชุม

ภายหลังการจดทะเบียนคณะกรรมการ (กรณีมีการจดทะเบียนแต่งตั้งคณะกรรมการชุดใหม่) จะต้องมีมติที่ประชุมให้จัดประชุมเป็นประจำทุกเดือน หรือทุก 3-6 เดือน ตามความพร้อมของคณะกรรมการและทีมบริหาร

วาระหลักในการประชุมคณะกรรมการ

วาระในการประชุมคือหัวข้อหรือประเด็นที่ต้องมีในการประชุมทุกครั้ง เพื่อให้คณะกรรมการโครงการสามารถพิจารณาและอนุมัติตามแนวทางการดำเนินงานที่กำหนดไว้ บรรลุเป้าหมายของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงช่วยป้องกันปัญหาต่างๆ ในโครงการที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ครับ

วาระที่ 1 ประธานแจ้งเพื่อทราบ

ในวาระนี้ ประธานกรรมการจะนำเสนอข้อมูลหรือข่าวสารสำคัญที่ต้องให้ที่ประชุมรับทราบ อาจเป็นการอัปเดตเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันของโครงการ, การเปลี่ยนแปลงในนโยบายหรือข้อบังคับ, การแจ้งความคืบหน้าในเรื่องที่เคยหารือไว้ หรือข้อเสนอใหม่ที่อาจมีผลต่อการดำเนินงานของโครงการ การแจ้งข้อมูลในวาระนี้เป็นการเตรียมความพร้อมให้กับคณะกรรมการก่อนการพิจารณาประเด็นสำคัญอื่น ๆ ในที่ประชุม

วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมคณะกรรมการฯ ครั้งที่ผ่านมา

ในวาระนี้ คณะกรรมการจะพิจารณาและรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อนหน้า ซึ่งเป็นเอกสารที่บันทึกข้อเท็จจริงและมติที่เกิดขึ้นจากการประชุมครั้งก่อน รายงานนี้จะต้องถูกตรวจสอบให้ครบถ้วนและถูกต้องตามข้อเท็จจริง การรับรองรายงานเป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อยืนยันว่าข้อมูลที่บันทึกในรายงานเป็นที่ยอมรับและสามารถนำไปใช้ในการดำเนินการต่อไปได้ โดยการรับรองนี้ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดและทำให้การประชุมในอนาคตมีความชัดเจนและโปร่งใสมากขึ้น

วาระที่ 3 รายงานผลการดำเนินงาน 

ในวาระนี้ ทีมบริหารนิติบุคคลจะเป็นฝ่ายรายงานผลการดำเนินงานของโครงการหรือกิจกรรมที่อยู่ภายใต้การดูแลของคณะกรรมการ โดยรายงานนี้จะประกอบด้วย

• รายงานสถานะการเงิน สรุปข้อมูลทางการเงินของโครงการ รวมถึงรายรับ, รายจ่าย, งบประมาณที่ใช้ไปและงบประมาณที่ยังคงเหลือ
• รายงานผลการดำเนินงาน การสรุปความก้าวหน้าและผลลัพธ์ของกิจกรรมหรือโครงการที่ได้ดำเนินการไปแล้ว อาจรวมถึงการประเมินผลการทำงาน, ปัญหาที่พบ, และข้อเสนอแนะในการปรับปรุง

วาระที่ 4 เรื่องเพื่อพิจารณาอนุมัติ

ในวาระนี้ คณะกรรมการจะพิจารณาและอนุมัติเหตุการณ์หรือข้อเสนอที่สำคัญ เช่น 

• พิจารณาการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่ออนุมัติการซื้อสินค้าหรือบริการใหม่ ๆ ที่จำเป็นสำหรับในการปรับปรุงโครงการ รวมถึงการพิจารณาข้อเสนอจากผู้จัดหาหรือผู้รับเหมา
• พิจารณาการทำธุรกรรมการเงิน เพื่ออนุมัติการทำธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ เช่น การโอนเงิน การเบิกจ่าย หรือการชำระหนี้
• พิจารณาการทำธุรกรรมสัญญาต่างๆ เพื่ออนุมัติการทำสัญญาหรือข้อตกลงใหม่ เช่น สัญญาการให้บริการ 
• พิจารณารับรองระเบียบต่างๆ เพื่อพิจารณาและอนุมัติกฎระเบียบหรือข้อบังคับใหม่ที่มีผลต่อการดูแลลูกบ้านในโครงการ
• พิจารณางบประมาณการจัดกิจกรรม เพื่ออนุมัติงบประมาณสำหรับกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องการจัดให้กับลูกบ้าน

วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ

ในวาระนี้ จะมีการพิจารณาประเด็นหรือข้อเสนอเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ในหนังสือเชิญประชุม แต่มีความสำคัญและอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของทีมบริหารนิติบุคคล เช่น ปัญหาที่พบระหว่างการทำงาน อัพเดทข้อมูลสำคัญหรือข่าวสารของลูกบ้าน ตอบข้อสงสัยหรือพิจารณาข้อเสนอผู้รับเหมา

หลังจากจบประชุมคณะกรรมการโครงการทุกครั้ง ทีมบริหารนิติบุคคลจำเป็นต้องจัดทำรายงานประชุมคณะกรรมการฯ เพื่อบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับข้อเท็จจริง การดำเนินการ ความเห็น การปรึกษาหารือ และการลงมติของผู้ที่เข้าร่วมประชุมในประเด็นวาระต่างๆ ของที่ประชุมคณะกรรมการ เพื่อประโยชน์ต่อไปนี้

1. เป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรว่าได้มีการจัดการประชุมตามรายละเอียดที่ปรากฏในรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุม
2. เป็นการปฏิบัติตามข้อกฎหมาย
3. แสดงความชัดเจนและความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้เกี่ยวข้อง

ทั้งนี้ รายงานการประชุมจะต้องบันทึกข้อความที่ถูกต้อง ครบถ้วน ตรงตามข้อเท็จจริง มติที่เกิดขึ้นใน ที่ประชุม และเมื่อมีการจัดรายงานประชุมแล้วจะต้องมีการรับรองรายงานประชุมโดยคณะกรรมการทุกครั้ง  เพื่อป้องกันการบันทึกรายละเอียดที่คลาดเคลื่อน เพราะอาจต้องรับผิดทั้งทางแพ่งและทางอาญารวมถึงเป็นการสร้างความเสียหายให้การบริหารงานโครงการด้วย

การลงมติ / การตัดสินใจของคณะกรรมการอาคารชุด

การลงมติและการตัดสินใจของคณะกรรมการจะต้องดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ของกรรมการที่ระบุไว้ใน พรบ.อาคารชุด พ.ศ.2551 ซึ่งได้กำหนดบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการไว้ ดังนี้

1. มีอำนาจหน้าที่ในการกำหนดนโยบายให้ผู้จัดการ เพื่อนำไปปฏิบัติ กำหนดระเบียบและมาตรการต่างๆ ที่อยู่ในขอบเขตของกฏหมาย และข้อบังคับนิติบุคคล
2. มีอำนาจวินิจฉัยเรื่องราว คำร้องขอต่างๆ และตัดสินปัญหาขัดแย้งที่เกิดในโครงการ รวมทั้งพิจารณาเรื่องอื่นๆ ภายในขอบเขตของกฏหมาย และข้อบังคับนิติบุคคล
3. มีอำนาจหน้าที่พิจารณาและอนุมัติเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ตลอดจนพิจารณาและเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณที่ได้จัดไว้ในกรณีที่เห็นว่ามีความจำเป็นต่อสภาพความเป็นอยู่ของเจ้าของร่วม หรือความมั่นคงปลอดภัย หรือสภาพทางสถาปัตยกรรมของโครงการ
4. มีอำนาจหน้าที่ในการทำนิติกรรม หรืออนุมัติให้ผู้จัดการ หรือบุคคลใดกระทำนิติกรรมในนามนิติบุคคล กับบุคคลภายนอก
5. มีอำนาจเรียกประชุมใหญ่ตามที่ข้อบังคับได้กำหนด หรือเมื่อมีเหตุจำเป็นที่ต้องขอมติจากเจ้าของร่วม
6. พิจารณาและมีอำนาจผ่อนผัน งด ลด เบี้ยปรับหรือผ่อนผันการดำเนินมาตรการ สำหรับผู้ที่ฝ่าฝืนข้อบังคับนี้ ทั้งนี้คณะกรรมการต้องมีมติด้วยคะแนนเสียงไม่น้อยกว่าสามในสี่
7. มีอำนาจพิจารณาชี้ขาดว่า การกระทำใดอย่างใดต่อทรัพย์สินส่วนบุคคล อันจะเป็นการกระทบกระเทือนต่อโครงสร้างความมั่นคง การป้องกันความเสียหายต่อโครงการ หรือการอื่น ตามที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ หรือการกระทำอย่างใดของเจ้าของร่วมอันจะมีผลกระทบต่อทรัพย์ส่วนกลาง หรือลักษณะภายนอกหรือการก่อสร้างใดๆ อันจะเป็นการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม หรือปรับปรุงทรัพย์สินส่วนกลาง อันเป็นการฝ่าฝืนกฎข้อบังคับ หรือกฎระเบียบของโครงการ ทั้งนี้ คำวินิจฉัยชี้ขาดถือเป็นเด็ดขาด

ทั้งนี้ การพิจารณาลงมติ/ ตัดสินใจต่างๆ จะต้องพิจารณาเรื่องราว ที่มา สาเหตุ รวมถึงเอกสารอย่างละเอียด ซึ่งโดยปกติทั่วไปคณะกรรมการจะมีการแบ่งฝ่ายความรับผิดชอบตามความสามารถหรือความถนัดจำเพาะบุคคล เพื่อช่วยกันบริหารและกำกับงานนิติบุคคลให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

การลงมติ / การตัดสินใจของคณะกรรมการหมู่บ้านจัดสรร

การลงมติและการตัดสินใจของคณะกรรมการจะต้องดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ของกรรมการที่ระบุไว้ใน พรบ.การจัดสรรที่ดิน พ.ศ. 2543 ซึ่งได้กำหนดบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการไว้ในมาตรา 48  เพื่อประโยชน์ของผู้ซื้อที่ดินจัดสรร ให้นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีอำนาจหน้าที่ ดังนี้

1. มีอำนาจกำหนดระเบียบเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์สาธารณูปโภค
2. มีอำนาจกำหนดระเบียบเกี่ยวกับการอยู่อาศัยและการจราจรภายในที่ดินจัดสรร
3. มีอำนาจเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการจัดการสาธารณูปโภคในส่วนที่นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีหน้าที่บำรุงรักษาจากสมาชิก
4. มีอำนาจยื่นคำร้องทุกข์หรือเป็นโจทก์ฟ้องแทนสมาชิกเกี่ยวกับกรณีที่กระทบสิทธิหรือประโยชน์ของสมาชิกจำนวนตั้งแต่สิบรายขึ้นไป
5. มีอำนาจจัดให้มีบริการสาธารณะเพื่อสวัสดิการของสมาชิก หรือจัดสรรเงินหรือทรัพย์สินเพื่อสาธารณประโยชน์
6. มีอำนาจดำเนินการอื่นใดให้เป็นไปตามกฎกระทรวง ระเบียบของคณะกรรมการจัดสรรที่ดินกลาง หรือข้อบังคับของคณะกรรมการที่ออกโดยอาศัยอำนาจตามพระราชบัญญัตินี้

ท้ายที่สุดนี้ การประชุมคณะกรรมการโครงการมีความสำคัญอย่างมากต่อการทำงานของนิติ SMART สำหรับลูกบ้านทั่วไป อาจมองว่า นิติบุคคลสามารถดำเนินการแก้ไขปัญหาหรือจัดกิจกรรมต่าง ๆ ได้ทันที อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ สำคัญหรือไม่สำคัญ ก็จำเป็นต้องผ่านการพิจารณาอย่างละเอียดจากคณะกรรมการก่อนเสมอ เนื่องจากงบประมาณที่ใช้พัฒนาโครงการมาจากเงินค่าส่วนกลางที่ลูกบ้านชำระทุกปี

หากมีการใช้จ่ายที่ไม่เหมาะสมหรือไม่สามารถตรวจสอบได้ อาจเกิดปัญหาตามมาได้ การประชุมคณะกรรมการจึงเป็นกระบวนการที่สำคัญในการบริหารจัดการโครงการให้เป็นไปอย่างมีระเบียบ โปร่งใส และมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ลูกบ้านและคณะกรรมการสามารถตรวจสอบและมั่นใจในความโปร่งใสของการดำเนินงานได้อย่างเต็มที่ครับ