ไขข้อสงสัย การประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมคอนโดคืออะไร

การประชุมใหญ่สามัญคอนโด หนึ่งในหน้าที่สำคัญของคณะกรรมการอาคารชุดและเจ้าของร่วมที่ต้องดำเนินการเป็นประจำทุกปีตามกฎหมาย แต่หลายคนอาจยังไม่เข้าใจว่า การประชุมนี้มีเป้าหมายเพื่ออะไร และส่งผลอย่างไรต่อสิทธิประโยชน์ของตนเองในฐานะเจ้าของร่วม บทความนี้ SMART จะพาทุกท่านมาไขคำตอบทั้งหมด รวมถึงเหตุใดการเข้าร่วมประชุมจึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามสำหรับทุกเจ้าของร่วมในคอนโดของคุณ

ประเภทและความหมายของการประชุมใหญ่สามัญคอนโด

1. การประชุมใหญ่สามัญครั้งที่ 1 

คือการประชุมที่จัดขึ้นหลังจากโครงการโอนกรรมสิทธิ์ห้องชุดเกิน 50% คอนโดต้องจัดประชุมใหญ่สามัญครั้งแรก ภายใน 6 เดือนนับจากวันโอนครบ เพื่อเริ่มต้นกระบวนการบริหารจัดการอาคารชุดอย่างเป็นทางการ เช่น การเลือกคณะกรรมการชุดแรก เข้ารับช่วงงานจากผู้จัดการโครงการหรือผู้พัฒนาโครงการ พิจารณารายงานการเงิน ค่าใช้จ่าย และแผนการบริหารจัดการเบื้องต้น

2. การประชุมใหญ่สามัญประจำปี

เป็นการประชุมที่จัดขึ้นเป็นประจำทุกปีอย่างน้อย 1 ครั้ง ตามพระราชบัญญัติอาคารชุด พ.ศ. 2522 กำหนด เพื่อให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ มีส่วนร่วมในการบริหารจัดการอาคารชุดร่วมกัน และเจ้าของร่วมทุกท่านมีสิทธิในการตัดสินใจเรื่องสำคัญ เช่น 

• การอนุมัติงบประมาณประจำปี
• การจัดสรรค่าใช้จ่ายส่วนกลาง
• การปรับปรุงพื้นที่ส่วนกลาง
• การแต่งตั้งหรือเปลี่ยนคณะกรรมการ
• การแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคล
• การตัดสินใจในเรื่องสำคัญอื่นๆ ที่ส่งผลต่อชีวิตของผู้อยู่อาศัยทุกคน

เพิ่มเติม : หากมีเรื่องจำเป็นเร่งด่วน หรือเรื่องที่ต้องการเสียงมติจากเจ้าของร่วมตามกฎหมาย อาจมีการจัด “ประชุมใหญ่วิสามัญคอนโด” เพิ่มขึ้นได้  โดยสามารถเรียกประชุมได้จากคณะกรรมการ และต้องมีเสียงสนับสนุนจากเจ้าของร่วมไม่น้อยกว่า 20%

ปัญหาที่พบบ่อยในการประชุมใหญ่สามัญคอนโด

แม้การประชุมใหญ่สามัญคอนโดจะเป็นเรื่องสำคัญ แต่ในหลายโครงการต้องเผชิญกับปัญหาที่ทำให้ประชุมไม่ได้ผล หรือเกิดความล้มเหลวในการประชุม เช่น

• เจ้าของร่วมไม่เข้าร่วมประชุม เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ทำให้ไม่ครบองค์ประชุมและไม่สามารถลงมติได้ มักเกิดจากการสื่อสารที่ไม่ทั่วถึง หรือเจ้าของร่วมมองว่าไม่เกี่ยวข้องกับตน
• วาระการประชุมไม่ชัดเจน ยืดเยื้อ เข้าใจยาก ทำให้เจ้าของร่วมไม่กล้าแสดงความคิดเห็น เกิดสับสนระหว่างการประชุม และไม่สนใจเข้าร่วมประชุมใหญ่สามัญคอนโด
• ขาดความโปร่งใสในการบริหาร เช่น ไม่มีรายงานการเงินที่ตรวจสอบได้ หรือการตอบคำถามไม่ชัดเจน อาจส่งผลให้เกิดความไม่ไว้วางใจต่อคณะกรรมการได้
• ขาดระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ สำหรับในหลายคอนโดประสบปัญหาเอกสารกระจัดกระจาย หรือแจกแจงข้อมูลไม่ครบถ้วน เช่น รายงานการเงินไม่เป็นปัจจุบัน เอกสารการประชุมหายหรือสับสน ส่งผลให้เจ้าของร่วมไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ได้รับข้อมูลไม่ครบถ้วนในการประชุม และเกิดข้อสงสัยในการดำเนินงานที่ไม่โปร่งใสของคณะกรรมการในการจัด ประชุมใหญ่สามัญคอนโด 

นิติบุคคล ช่วยจัดการอะไรได้บ้าง?

หากมีนิติบุคคลที่มีประสบการณ์เข้ามาช่วยดูแล จะสามารถจัดการประชุมใหญ่สามัญคอนโดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น

1. ช่วยเตรียมการประชุมอย่างมืออาชีพ – นิติบุคคลจะช่วยจัดเตรียมเอกสาร วาระการประชุม และประสานงานด้านต่างๆ ตั้งแต่ประกาศวันประชุม ส่งหนังสือเชิญ ตรวจสอบสิทธิ์ ไปจนถึงจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่ อุปกรณ์ และดำเนินการประชุมอย่างเป็นระบบ

2. ช่วยสื่อสารกับเจ้าของร่วม – การมีนิติบุคคล ที่มีระบบสื่อสารดี เช่น มีช่องทางที่สามารถเข้าถึงและพูดคุยกับลูกบ้านได้ทั้งโครงการ จะช่วยกระตุ้นให้เจ้าของร่วมเห็นความสำคัญ รู้สึกมีส่วนร่วม และเข้าร่วมประชุมมากขึ้น

3. การดำเนินการตามมติหลังการประชุม – หลังประชุมเสร็จ นิติบุคคลสามารถช่วยสรุปมติ แจ้งผลการประชุมและดำเนินการตามมติที่ประชุม เช่น ประกาศรายชื่อกรรมการใหม่ ดำเนินการตามงบประมาณ หรือประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผลการ ประชุมใหญ่สามัญคอนโด เกิดขึ้นจริงอย่างมีประสิทธิภาพ

4. ให้คำปรึกษาเรื่องข้อกฎหมาย – นิติบุคคลที่มีความรู้ด้าน พ.ร.บ. อาคารชุด จะช่วยให้คณะกรรมการและเจ้าของร่วมเข้าใจบทบาทหน้าที่ และสามารถออกกฎข้อบังคับ หรือกระทำการใดๆ ได้อย่างถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด

การประชุมใหญ่สามัญคอนโด ไม่ใช่แค่การทำตามกฎหมาย แต่คือโอกาสสำคัญในการกำหนดทิศทางของที่พักอาศัยให้น่าอยู่ และมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น เจ้าของร่วมทุกคนจึงควรเข้าร่วม เพื่อรักษาสิทธิของตน และเพื่อช่วยกันพัฒนาที่พักอาศัยของตน โดยมีนิติบุคคล เป็นผู้ช่วยดำเนินการจัดประชุม และทำตามมติที่ตกลงร่วมกัน การเลือกนิติบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญ จึงถือเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามอย่างมาก นิติ SMART พร้อมดูแลทุกขั้นตอนอย่างมืออาชีพ จากประสบการณ์ดูแลกว่า 500 โครงการ พร้อมระบบบริหารที่โปร่งใส ทันสมัย และตรวจสอบได้ สามารถสอบถาม หรือติดต่อรับข้อเสนอจาก SMART ที่เมนู “ติดต่อเรา” พร้อมกรอกข้อมูล ชื่อโครงการของท่าน ในแบบฟอร์มด้านล่างได้เลย